Muchos empresarios y autónomos se lo han preguntado alguna vez, sobre todo cuando han visto que con el paso del tiempo las facturas se acumulaban y ocupaban más y más espacio en la oficina. Pero antes de dar respuesta a esta cuestión, conviene remarcar desde un principio que las facturas resultan imprescindibles tanto a efectos de registro de los servicios realizados como a efectos probatorios. Por tanto, son documentos mercantiles válidos como prueba en un juicio en caso de reclamaciones de cantidades adeudadas o cuando la empresa es objeto de una inspección por parte de Hacienda.
Una vez comprendida la relevancia (y obligatoriedad) de guardar las facturas, conviene saber durante cuánto tiempo debe hacerse, el cual variará según el tipo de factura. Así, el Código de Comercio establece que “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante 6 años a partir del último asiento realizado”. Por lo tanto, toda empresa debe atenerse a esta normativa, independientemente de si continúa en funcionamiento o se encuentre ya disuelta.
Sin embargo, en algunos casos se exige conservar las facturas durante un periodo superior. Un ejemplo son las facturas de inmovilizado, las cuales deberemos mantener durante todo el periodo de amortización. Asimismo, los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben atenerse a un plazo más amplio si están aplicando compensación de bases imponibles negativas. En ese caso, el tiempo de compensación es de 18 años desde que se produce el resultado negativo, lo cual implica que la empresa tendrá que justificar documentalmente el origen de ese resultado en todos los ejercicios en los que aplica la compensación, siempre y cuando la Agencia Tributaria se lo requiera.
Por último, cabe mencionar que es necesario conservar las facturas en su soporte original. Así, si la factura es electrónica, será suficiente con su conservación en dicho soporte. En cambio, si la factura original es en papel, deberemos conservarla físicamente durante los periodos anteriormente citados.
