La legalización de los libros contables es de cumplimiento obligatoria para las empresas para evitar que puedan modificar su contabilidad posteriormente.
El 30 de abril es el último día para la presentación de los libros oficiales. Las empresas que tienen que registrar sus apuntes contables en el libro diario, libro inventario y cuentas anuales y legalizarlos al cerrar el ejercicio. Estos libros no son accesibles a terceros (a diferencia de las cuentas anuales).
Clases de libros contables
Dos clases de libros a legalizar: los contables y los societarios.
Contables:
- el libro diario, donde se registran las operaciones relativas a la actividad de la empresa día a día.
- el libro de inventarios y cuentas anuales, que se abre con el balance inicial y trimestralmente se transcriben en él los balances de sumas y saldos. Anualmente recoge el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio.
Societarios:
- el libro de actas, en el que constan todos los acuerdos tomados por las juntas ordinarias o extraordinarias y los órganos colegiados de la sociedad.
- el libro de socios (en el caso de sociedades limitadas).
- el libro de acciones nominativas (para las sociedades anónimas)
- el libro de contratos entre la sociedad y el socio único (solamente en el caso de sociedades unipersonales).
¿Dónde se presentan los libros?
Las empresas deben presentar sus libros en el Registro Mercantil del lugar donde tengan el domicilio social. La presentación se hace ahora ya de forma telemática, a través de la página web del Registro Mercantil y vía online.
¿Quién está obligado a presentar los libros contables?
Todos empresarios como norma general (artículo 25 Código de Comercio)
Los obligados a inscribirse obligatoriamente en el Registro Mercantil (artículo 81 Reglamente del REgistro Mercantil)
Los sujetos inscritos en el Registro Mercantil en virtud de disposiciones específicas como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista.
Quienes deben formular contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio (artículo 68 del Reglamento del IRPF).
Los empresarios individuales, aunque no estén obligados a su inscripción en el Registro Mercantil, cuando estén sujetos al IRPF en el régimen de estimación directa, que llevarán su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.
Sanciones
Mercantilmente, no se ha establecido ninguna sanción directamente por su falta de legalización, pero la Ley General Tributaria establece sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales (artículo 200.3 Ley General Tributaria), que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria fija de 150 euros
En caso de inexactitud u omisión de operaciones o la utilización de cuentas con significado diferente se sanciona con multa proporcional del 1% de los cargos o abonos omitidos, inexactos o falseados con un mínimo de 150 euros y un máximo de 6.000 euros.
Asimismo, en caso de concurso de acreedores el incumplimiento de la llevanza de contabilidad estando obligado a ello o cuando lleve una doble contabilidad o haya cometido irregularidades relevantes en la misma dará lugar a la calificación del concurso de acreedores como culpable.
